¡Hola! Seguramente has llegado hasta aquí porque tienes algún usuario con un buzón archivado a punto de llegar a su límite y quieres saber qué hacer para ampliar archivado online en Exchange.
Qué veremos en este artículo
¿Qué es el archivado online en Outlook?
Empezaremos explicando lo básico. Aunque en nuestra web amiga ya existe un artículo pensado para usuarios explicando qué es el archivado online de Outlook, aquí le daremos un enfoque para usuarios más avanzados. Resumiendo, el archivado online de Exchange es una solución de archivado de correo electrónico basada en la nube que te permite conservar, cumplir y gestionar los datos de tu organización. Con el archivado online de Exchange, puedes tener un archivo local integrado con tu buzón principal, que te permite acceder a tus mensajes archivados desde Outlook o Outlook en la web.
El archivado online de Exchange funciona mediante políticas de retención que se aplican automáticamente a los mensajes de tu buzón. Puedes configurar estas políticas para mover los mensajes antiguos o no deseados al archivo, o para eliminarlos permanentemente. Las políticas de retención te ayudan a reducir el espacio de almacenamiento de tu buzón, a cumplir con las normativas legales y a evitar la pérdida de datos. Por ejemplo, en muchas empresas tienen una política de retención que mueve los correos anteriores a 2 o 3 años al archivado online del usuario, liberando así su buzón principal.
¿Cómo accedo al buzón archivado?
El archivado online de Exchange se muestra de forma diferente en el cliente de Outlook del usuario, según si usas Windows o la versión OWA. En Windows, el archivo aparece como una carpeta adicional en el panel de navegación de Outlook, con el nombre de Archivo online. Puedes arrastrar y soltar los mensajes entre tu buzón y el archivo, o usar las reglas de Outlook para automatizar este proceso. En la versión OWA, el archivo aparece como una opción en el menú desplegable de tu nombre de usuario, con el nombre de Abrir otro buzón. Al hacer clic en esta opción, se abre una nueva pestaña del navegador con el archivo, donde puedes ver y gestionar tus mensajes archivados.
¿Qué licenciamiento se requiere para ampliar archivado online?
Esta funcionalidad solo está permitida para cuentas Microsoft 365 E3 y E5. Con este tipo de licencias tu buzón princial es de 100 GB y si habilitas el archivado online dispones de otro buzón con otros 100 GB. Luego, una vez habilitas el autoexpandir el archivado online irá crecienco de 10 GB en 10 GB siempre que esté próximo a llenarse.
¿Cómo ampliar archivado online automáticamente con PowerShell?
Ahora sí, una vez sabemos lo que es un buzón archivado online, qué son las políticas de rentención y qué tipo de licenciamiento es necesario para poder habilitar esta funcionalidad. Veamos cómo configurar un buzón de archivado online para que se autoexpanda a medida que lo vaya necesitando cuando esté cerca de llegar a su límite.
Para ello, lo primero que deberemos hacer es conectarnos a Exchange online vía PowerShell.
Una vez estés conectado a Exchange, solo deberás ejecutar este comando indicando el buzón sobre el que quieres habilitar el autoexpandir.
Enable-Mailbox correodelusuario@tudominio.com -AutoExpandingArchiveHabilitar autoexpandir a toda la organización vía PowerShell
SI en vez de hacerlo bajo demanda, prefieres dejarlo habilitado para toda la organización por defecto, deberás lanzar lo siguiente:
Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchiveComprobar si un usuario o la organización tienen habilitado el autoexpandir con PowerShell
Si quieres comprobar si tu organización o un usuario en específico tienen habilitada la funcionalidad es facil. Si es para un usuario en concreto solo debes hacer:
Get-Mailbox correodelusuario@tudominio.com | FL AutoExpandingArchiveEnabledY para toda la empresa
Get-OrganizationConfig | FL AutoExpandingArchiveEnabledEn ambos casos PowerShell nos devolverá un True o False confirmando el estado en que se encuentra tu consulta.
¡Y eso es todo! Ahora cualquier usuario que tenga esta funcionalidad habilitada en su archivado online, cuando esté cerca de llegar al límite, automaticamente se le autoexpandirá ampliando 10 GB adicionales.
Si quieres ver más información al respecto, como siempre, tenemos la documentación oficial de Microsoft sobre el auto-expanding.