Cómo configurar que un buzón compartido guarde los correos enviados en su propia bandeja de salida

En este artículo aprenderás cómo configurar un buzón compartido en Exchange para que todos los correos enviados desde Outlook por los usuarios que tienen el acceso delegado, queden almacenados en la bandeja de salida de dicho buzón compartido y no en la bandeja de quien envía el mensaje.

Esta opción es útil para quien trabaja con el buzón compartido, ya que suelen ser equipos de personas y uno de los ejemplos clásicos es poder comprobar si el correo ha sido respondido antes por otra persona.

Luces, PowerShell… ¡aaacción!

Lo primero e indispensable siempre que trabajemos con Exchange desde PowerShell. Debemos conectar a Exchange Online con PowerShell con un simple comando.

Cómo mantener los correos en la bandeja de salida del buzón compartido

Comando Set-Mailbox -MessageCopyForSentAsEnabled

Para que los correos enviados en nombre de otro buzón (sent as) queden almacenados en la bandeja de salida del buzón compartido, utilizamos el siguiente comando:

Set-Mailbox -Identity "NombreDelBuzonCompartido" -MessageCopyForSentAsEnabled $True

Este ajuste permite que los correos enviados usando la función “enviar como” se queden guardados en la bandeja de salida del buzón compartido, facilitando el seguimiento de las conversaciones.

Ejemplo de uso: Imagina que en tu equipo tienes un buzón compartido de soporte (soporte@tuempresa.com). Si configuras esta opción, todos los correos enviados en nombre de soporte por cualquier delegado quedarán en la bandeja del buzón de soporte, y no en la bandeja de salida del usuario delegado. Así, el historial completo de soporte estará centralizado.

Comando Set-Mailbox -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled

Otra opción que también puede interesarte sería que los correos enviados en nombre de otro buzón (send on behalf) queden también en la bandeja del buzón compartido, puedes activar esta opción:

Set-Mailbox -Identity "NombreDelBuzonCompartido" -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $True

Con esta configuración, cualquier correo enviado “en nombre de” otro usuario o buzón compartido se almacenará en el buzón compartido, permitiendo al equipo que gestiona ese buzón tener siempre a la vista todas las comunicaciones.

Ejemplo de uso: Supongamos que el equipo de ventas usa un buzón compartido (ventas@tuempresa.com) y varios miembros envían correos en nombre de ventas. Al activar esta configuración, los correos estarán en la bandeja de salida de ventas@tuempresa.com, lo que facilita el acceso a toda la correspondencia en un solo lugar.

Configuración bandeja de salida Exchange buzón compartido

Cómo verificar la configuración: Comando Get-Mailbox

Una vez has aplicado los cambios, o si dudas si un buzón ya tiene la configuración aplicada de antes, puedes confirmar que las configuraciones se han aplicado correctamente, usando el siguiente comando:

Get-Mailbox -Identity "NombreDelBuzonCompartido" | Format-List MessageCopyForSentAsEnabled, MessageCopyForSendOnBehalfEnabled

Este comando te mostrará si las opciones MessageCopyForSentAsEnabled y MessageCopyForSendOnBehalfEnabled están activadas (True) o desactivadas (False) para ese buzón en particular.

-Identity o no… esa es la cuestión

En los ejemplos anteriores hemos hecho referencia al atributo -Identity para identificar el buzón por su nombre (Display Name), pero también puedes quitar ese atributo y directamente poner la dirección de correo del buzón compartido. Funcionará exactamente igual, son distintos modos de operar. Escoge el que te resulte más cómodo a ti.

Recuerda que siempre encontrarás muchas más información en la documentación de Microsoft con ejemplos y información detallada.

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