Si has llegado aquí es posible que en tu empresa tengas a usuarios que se quejan que el funcionamiento de Outlook es lento. Quizás deberías valorar quitar el automapping en un buzón compartido de Outlook. Tras probarlo en varias ocasiones puedo asegurarte que funciona. ¡Veamos cómo hacerlo!
¿Qué es el automapping y por qué debes conocerlo?
Si en tu empresa usas buzones compartidos, sabrás que la configuración que viene por defecto hace que al asignar permisos a un usuario sobre un buzón compartido, éste aparecerá automáticamente en cuestión de minutos en su Outlook. Bien, pues el encargado de ello es el automapping.
La verdad que es una experiencia muy cómoda, pues te ahorras tener que explicar al usuario cómo configurarse el acceso al buzón compartido. Simplemente le concedes el acceso desde Exchange Admin Center al buzón compartido y en cuestión de minutos ya lo tendrá en su barra lateral del Outlook.
Sin embargo, los problemas pueden empezar cuando un mismo cliente de Outlook debe gestionar varios buzones grandes. Y si a ello le sumamos un ordenador con un hardware no muy potente… los usuarios empezarán a notar que su Outlook funciona muy lento al mover mails o hacer gestiones rutinarias.
Incluso hay casos en los que alguien requiere acceso al buzón para entrar de manera puntual pero no necesitar tenerlo siempre accesible. En ese caso, podríamos darle permisos sobre el buzón pero que luego acceda desde el OWA y de este modo tampoco tenerlo cargado en su cliente de Outlook.
Para casos como los anteriores, una solución que puede ayudarte es deshabilitar el automapping sobre los buzones compartidos.
Según me explicó Microsoft en un ticket que tuve con ellos, con el automapping el cliente de Outlook gestiona todos los correos en un mismo fichero .ost. Mientras que si deshabilitamos el automapping y añadimos después los buzones manualmente, lo hace en varios. Lo cual ayuda a que pueda gestionarlos sin tener que arrastrar un único fichero enorme que se le hacía cuesta arriba.
Cómo quitar el automapping en un buzón compartido de Outlook
Antes que nada, lo primero que deberemos hacer es conectarse a Exchange Online con PowerShell para poder lanzar los comandos de gestión.
Una vez conectados, lanzaremos el primero. Que se encargará de retirar los permisos configurados sobre el buzón compartido respecto al usuario que queramos deshabilitar el automapping.
Remove-MailboxPermission -Identity <buzón compartido> -User <buzón principal del usuario> -AccessRights FullAccess Donde pongo<buzón compartido>pondremos la dirección del buzón compartido (tipocontabilidad@miempresa.com) y cambiaremos<buzón principal del usuario>por el propio email del usuario (por ejemplo,juan.sanchez@miempresa.com).
Al momento, nos pedirá que confirmemos la acción. Nos aseguramos que todo está bien y haremos el ya clásico sí a todo.
Ahora volveremos a dar los permisos sobre el buzón compartido al usuario, pero esta vez si os fijáis estamos añadiendo el AutoMapping:$false al final.
Add-MailboxPermission -Identity <buzón compartido> -User <buzón principal del usuario> -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$false En cuestión de minutos el buzón debería desaparecer del Outlook del usuario.
Cómo añadir un buzón compartido manualmente en Outlook
Una vez el buzón haya desaparecido del Outlook del usuarios, ahora nos toca añadírselo de nuevo manualmente. Y para ello iremos a la pestaña Archivo > Agregar cuenta > Introducimos la dirección de correo del buzón compartido y Conectar.
Cuando nos salga una ventana de seguridad de Windows solicitando las credenciales, cambiaremos la dirección que nos aparece por la dirección del buzón principal e introducimos la contraseña y ya se configurará el buzón compartido y aparecerá en el perfil ya configurado.
En Informática Torredembarra hay una entrada donde se dan más detalles sobre qué es y cómo abrir un buzón compartido en Outlook.
Antes de despedirnos por hoy, quiero aprovechar que has llegado hasta aquí para explicarte también cómo configurar un buzón compartido en el cliente de Outlook para iOS y Android. Que aunque no tiene relación directa con el automapping, no sería la primera ni la última vez que me lo preguntan.
Y ahora sí, dicho esto… ¡hasta la próxima!